Эффективная командная работа и системы управления задачами и проектами

Всем привет. Как ваша работа? Надеюсь, что эффективна…
К чему это я? Да просто хотел с вами поделиться находкой, которая позволяет вывести общение с контрагентами или подрядчиками на новый уровень – SaaS-сервисом для совместной работы и управления проектами. А рассказывать хочу на примере сервиса TeamLab, которым я в последнее время пользуюсь.

Полагаю, что каждому из нас хотя бы раз приходилось иметь дело со специалистами, которые по заказу выполняли ту или иную работу. Например, мы ищем программиста, который напишет нам скрипт, или дизайнера, который нарисует макет дизайна, и верстальщика, который его потом сверстает и сделает шаблон. И таких примеров очень много…

А давайте вспомним, каким образом происходят (происходили) коммуникации с этими людьми (будем их называть подрядчиками для простоты понимания)? На личном примере: находим подрядчика, связываемся с ним по почте или ICQ (Skype и т.д.) обсуждаем дело, стоимость, хаотично накидываем неструктурированную кучу своих мыслей, в лучшем случае захудалое ТЗ, состоящее из этих же мыслей, собранных в один файл. Так начинается работа. После изготовления прототипа идет его отработка, сопровождающаяся серией сообщений в ICQ или писем на почту, и во всей этой неразберихе теряются и забываются детали, важные моменты теряются из виду. В итоге что-то остается недоделанным просто по забывчивости или все дело затягивается настолько, что все надоедает и принимаешь работу только чтобы освободиться от этого хаоса!

Знакомо, не правда ли?

До последнего времени у меня общение происходило именно так. Но я совершенно случайно наткнулся на TeamLab и понял что созрел. До этого я встречал много подобных сервисов и даже на некоторых зарегистрировался, но дальше этого дело не пошло.

Дело было в воскресенье, делать было нечего. Решил зарегистрироваться и накидать все свои идеи по обновлению дизайна блога (да-да, однажды я обновлю здесь дизайн) в систему, чтобы потом «добавить в команду» своего дизайнера, где он уже увидел бы все мои хотелки, а мне не пришлось объяснять и показывать все на пальцах. Создал проект, создал документы, скинул все свои мысли, прикрепил картинки и т.д.

Потом мне пришла в голову мысль, что гораздо удобнее и практичнее все идеи, для реализации которых так или иначе придется привлекать специалистов, лучше сразу оформлять в виде проектов, где я смогу все расписать по задачам для каждого члена команды. До этого я обходился использованием Evernote (программа-клиент под Mac OS и iOS и веб-интерфейс под Windows), где сохранял все мысли, но это все не подходит для командной работы.

В понедельник я пришел на работу и написал программисту: «Саня, зацени, что я тут вчера обнаружил, давай попробуем в деле». С Саней мы сейчас делаем крутой скрипт-модуль для DLE, в процессе работы возникает куча мелких задач и ошибок, которые так и хотят потеряться… Ну мы и попробовали, в итоге за три дня успели сделать столько, сколько раньше за неделю не получалось.

Немножко расскажу о функциональности системы.
При создании проекта (проект можно сделать приватным, то есть никто его видеть не будет) необходимо назначить менеджера, видимо, это ответственное лицо — я всегда назначаю себя. Потом добавить людей в команду и для каждого члена можно выставить права доступа к функциям. Чтобы добавить человека в систему, достаточно заполнить Имя, Фамилию и указать e-mail на которое придет уведомление и пароль доступа.

После создания проекта появятся разделы «Вехи», «Задачи», «Обсуждения», «Документы», «Учет времени». Пока что мы обходимся только разделом задач. Создаешь задачу, назначаешь ответственного, пишешь комментарий. Прямо в задаче можно обсуждение устроить и даже счетчик времени поставить.

В будущем очень интересно будет воспользоваться разделом «Вехи», я полагаю, что это некоторая последовательность действий привязанных к определенному времени. Например, при создании скрипта можно сделать такие вехи: создание админки, создание клиентской части, проработка дизайна, а дальше вехи связанные с улучшением и добавлением новых функций к уже работающему скрипту. Как-то так…

Наверное, дальше нет смысла все описывать, это просто необходимо попробовать самому, я вам дал наводку, а теперь дело за вами. Лично для себя я нашел очень много полезного в такой организации работы с подрядчиками.

Ну да, что еще стоит сказать: это все бесплатно (1 гб места на сервере, а вот расширение стоит денег), исходники сервиса можно скачать и развернуть такую же систему на своем сервере, при этом ничего не потеряется, так как можно сделать дамп всех данных, который потом импортировать к себе.
Еще раз ссылка на сервис, о котором я говорил – teamlab.com

Известные мне аналоги:

• Не требующие установки на свой сервер — teamer.ru и megaplan.ru
• Необходима установка дистрибутива к себе — Redmine и Jira

Системы, требующие установки на свой сервер скорее подойдут для компаний, а не для персонального пользования. А для нас, seo’шников, кодеров, дизайнеров, одним словом – фрилансеров – в самый раз teamlab, teamer, megaplan и подобные.

На сегодня все. Я буду рад услышать отзывы о подобных системах от вас, дорогие читатели, кто чем пользовался, поделитесь своими впечатлениями.
Спасибо за внимание.