MooTeam CRM – лучшая альтернатива Worksection

Привет, друзья. Данный пост не был запланирован, но ситуация вынуждает. В своем тг-канале я уже делился мыслями и этими рекомендациями, теперь пришло время для блога.

Итак, WS – как мы сокращённо ее называли – система управления проектами, которой наша веб-студия пользовалась более 5 лет. Теперь же Worksection не работает в России: заблокирована регистрация новых пользователей, а существующие аккаунт заморожены. Работа встала и находится под угрозой.

Поэтому многие ищут замену Worksection – какой-нибудь российский аналог.

И пишу я не для того, чтобы пожаловаться, что мой аккаунт и вовсе удалили со всеми данными, а потому что у меня есть великолепная замена, которой я хочу с вами поделиться – Moo.Team. Погнали!

Не буду рассуждать, насколько правильно или неправильно смешивать бизнес и политику, да и происходящее уже вышло за рамки просто политики. Что сделано, то сделано, ребятам из WS виднее, как надо было поступать и, с их точки зрения, они поступили верно.

У нас есть просто факт – Worksection не работает. Нужны альтернативные решения.

Что общего между Moo.Team и Worksection

Когда наша веб-студия только зарождалась, а я был единственный ее сотрудник, уже тогда я понимал, что вести коммуникации с клиентами и работать над проектами необходимо в какой-нибудь системе (CRM, таск-трекере). Я перепробовал множество различных сервисов, и мне однозначно понравился WS (чем именно, расскажу дальше). Мы продолжали там работать даже когда команда выросла до 25 человек, а количество активных проектов до 100. Но бизнес-процессы начали трещать по швам.

Да, в вопросе производства все было нормально – проекты создаются, ставятся задачи, комментарии пишутся, а время трекается – это все, что нужно исполнителю. Но наставнику, куратору, руководителю отдела и, в конце концов, директору всей компании уже интересно что-то иное.

Тогда мы и решили взять все, что нам нравилось и к чему мы привыкли, и добавить то, чего нам не хватало.

Что же нам нравилось?

• Команда – возможность добавить всех сотрудников в систему, определить нужных юзеров в конкретные проекты и туда же пригласить клиентов для общения.
• Проекты и задачи – внутри каждого проекта можно создавать задачи, а в задачах писать комментарии и прикреплять файлы.
• Таймер – возможность трекать затраты времени каждого сотрудника в конкретную задачу.
• Отчеты – возможность смотреть затраты времени сотрудников в разрезе проектов.

Глобально именно на этом и завязано производство в нашей seo-команде. Клиент платит за время, которое специалисты потратят на работу над проектом. В задачах детализируется работа, обсуждаются и согласовываются нюансы. Все это отмечается в таймере. Очень просто и понятно!

Тогда что же не так?

Любой руководитель с командой больше 10-15 человек приведет массу сценариев, разыгрывать которые приходится при помощи дополнительных сервисов или вручную. Понятно, что бухгалтерия и отчетность – это отдельная история, поэтому возьмем что-то близкое к производству. Например:

• Загрузка сотрудников,
• Планирование отпусков,
• Хранение доступов,
• База знаний,
• Совместная работа с документами,
• И т.д. и т.п.

Это самые простые вещи, которые применимы даже к маленькой команде специалистов.

Каждый специалист может работать над ограниченным числом проектов, выделяя на каждый определенное время. Значит надо завести табличку со списком сотрудников, для каждого выписать список проектов, количество времени и сложность проекта. Когда приходит новый проект или, наоборот, кто-то уходит, руководитель садится и начинает обновлять таблицу. Иногда надо перетасовать все проекты между сотрудниками в соответствии с изменением их квалификации или по причине появления нового человека в команде – дофига делов.

Аналогичная таблица с отпусками – записываем каждого человека, отмечаем даты, когда он хочет отдыхать. А еще, допустим, мы договорились, что одновременно из одного отдела несколько людей не могут пойти в отпуск, потому что коллеги должны будут вести их проекты, пока они отсутствуют, повышая свою нагрузку. Значит каждый человек должен знать, когда отдыхают коллеги, чтобы выбрать свое время. И эту таблицу нельзя сделать самомодерируемой, ее должен вести руководитель.

Понимаете, к чему я веду? С каждым новым сотрудником все процессы в компании усложняются. И вся нагрузка падает на менеджеров (руководителей), их время самое дорогое, а вместо развития компании они занимаются тем, чтобы не допустить деградации.

Короче, у нас давно была мечта все это дело взять под контроль и автоматизировать – то есть, как я уже сказал: «взять то, что нам нравилось, и добавить то, чего нам не хватало».

Почему Moo.Team – идеальная альтернатива Worksection

Тогда еще не было ни названия moo.team, ни четких планов. Просто собрали команду и начали делать. И, конечно, сделали! Но есть нюанс…

Оказалось, что сделать все то же самое, но по-другому – это не то же самое. Это по-другому!

Надо было сделать минимальный набор: команда, проекты, задачи, таймер, отчеты. Сделали! Но другой UI и другой UX. Нам хватило одной недели понять, что это шляпа.

Пришло понимание, что в существующих успешных решениях все сделано определенным образом не потому, что «так получилось изначально», а ввиду определенных обстоятельств и опыта.

Вы все поймете, просто взглянув на картинку.

Надо было набраться смелости, чтобы все удалить и сделано заново, опираясь на опыт конкурентов. И не просто скопировать, а соблюдая некую преемственность, сделать все же свой продукт.

В итоге нам удалось сделать самостоятельный продукт, переходя на который, пользователи, использующие много лет что-то другое, не испытывали бы страдания. В частности, речь про переход из Worksection в Moo.Team.

Предлагаю вам несколько скриншотов интерфейса системы, чтобы вы лучше представляли себе, что представляет из себя система:

Наша команда «АлаичЪ и Ко» переехала в Мутим еще в начале 2021 года, то есть задолго до текущих событий и блокировок в России.

Специалисты получили все те же функции по ведению проектов: задачи, комментарии, трекер времени и возможность общения с клиентом.

А руководители смогли автоматизировать рутину и локализовать данные, связанные с производством и операционной деятельностью компании.

Какие крутые фичи есть в Moo.Team

Напомню, что Мутим – это не просто еще один таск-трекер или CRM, это система для управления агентством (или веб-студией – как вам больше нравится). Цель этой системы: объединить различные инструменты, необходимые для эффективного управления командой и оказания услуг клиентам.

Система спроектирована не маркетологами, а веб-студией для веб-студий – командой, которая не просто понимает происходящие процессы, но участвует в них каждый день.

Таблица нагрузки сотрудников. Вы можете быстро смотреть, кто и за какие проекты отвечает, какие услуги оказывает и сколько времени выделено на конкретную услугу.

Каталог фрилансеров. Теперь хранить контакты и описание фрилансеров (в том числе их профиль, специализацию и стоимость часа) можно централизованно, а не в записной книжке, общем файле или в контактах мессенджера.

Внутренняя база знаний. Многие хранят регламенты, инструкции и чек-листы, например, в гугл-доках или оплачивают notion, чтобы структурировать информацию. Здесь это будет бесплатно: категории, теги, различные уровни доступа и лента последних новостей.

Календарь отпусков. Об этом я уже упоминал в списке проблем в самом начале. Мы решили это созданием календаря, куда для всех сотрудников выводятся даты их отдыха, с возможностью планирования. Если сотрудник решил взять отпуск и выбрал даты, событие отправляется на проверку руководителю и, если он его одобрит, его смогут увидеть все.

Интеграция с Яндекс Вебмастером и Метрикой, Google Search Console, Google Drive.

Мониторинг сайта. Обычно такая услуга предлагается в виде отдельного сервиса, чаще всего платного. А здесь и бесплатно, и никаких отдельных регистраций – добавляешь проект, указываешь адрес сайта и мониторинг сам включается. И если с сайтом будет что-то не так, вы сразу же получите уведомление на почту!

О модуле доступов хотелось бы поговорить подробнее. Пока что ни в одной системе управления проектами мне не доводилось видеть продуманной системы хранения доступов (логины-пароли от админки, сервисов, FTP и т.д.), обычно для этого используются сторонние платные решения.

Мы сделали такой сервис внутри системы! С настройкой прав доступа по должностям и отделам, быстрым поиском, категориями и персональным избранным для каждого сотрудника.

Какие-то доступы привязываются к проектам, и только участники команды проекта могут их просматривать (помимо ограничений на основе должностей и отделов), а какие-то могут быть общими для всей компании.

Кроме этого, каждый сотрудник может добавлять доступы в каталог, а перед их публикацией они отправляются на модерацию руководителю для проверки.

И, конечно, есть шифрование «на лету» — владелец аккаунта должен задать мастер-пароль, которым будут шифроваться доступы перед записью в БД. Таким образом никто не сможет узнать ваши пароли, не знаю мастер-ключа.

Миграция и экспорт данных из Worksection

Когда наша команда переезжала из WS, у нас был огромный накопленный годами багаж – сотни проектов и десятки тысяч задач с комментариями, тайм-логами и другим добром. Нельзя было взять и просто так бросить все это и начать с чистого листа.

Поэтому мы подготовили модуль для экспорта данных из Worksection в Moo.Team. И теперь, если вы всерьез думаете переезжать – мы можем за несколько минут перенести все ваши данные, а вы продолжите свою работу как будто ничего и не было ?

Можете писать мне лично или в службу поддержки. Поможем!

Ложка дегтя

Куда же без этого. Проект относительно молодой и несмотря на огромную проделанную работу, еще больше ждет впереди.

И если говорить о каких-то недостатках, они связаны с отсутствием определенных решений.

Например, нет отдельного приложения под iOS и Android. Нет диаграммы Ганта или возможности организовать спринты для работы по методу Scrum или Agile.

Перечислять, что есть в других специализированных системах, но нет в Moo.Team, можно долго. И в каком-то смысле это хорошо, ведь можно еще очень долго улучшать систему, делать ее более привлекательной для разных групп потребителей.

Со временем система станет полноценной заменой для очень большого списка зарубежных (и не только) систем, которыми пользуются тысячи команд.

В заключение хочу сказать, что в полной мере Moo.Team раскрывается в командной работе – структура компании, отделы, должности, активность сотрудников в реальном времени, расчет нагрузки и автоматический расчет зарплат и бонусов. Но и фрилансер получит отличный инструмент для систематизации своей работы, учета доходов и хранения всей необходимой информации в одном месте.

И что немаловажно на сегодняшний день – вся инфраструктура и команда проекта в России.

Надеюсь, что я помог вам выбрать достойный аналог Worksection.

Весь функционал доступен сразу после регистрации даже на бесплатном тарифе, который позволяет заводить до 5 проектов и приглашать до 5 сотрудников. Бесплатный тариф никак не ограничен по времени.

Если возникнут проблемы, мы готовы провести видео-презентацию и показать, как работает система! Присоединяйтесь, пользуйтесь с удовольствием и рекомендуйте своим партнерам.

Удачи всем нам!